Homepage Software Mobiel en online Online tools Klantportal

Online Klantportal | Verhoog uw serviceverlening

Uw klanten en co-makers zijn altijd up-to-date

Met de Syntess Atrium Klantportal houdt u uw klanten en co-makers up-to-date. Klanten hebben binnen uw portal een eigen online omgeving waar zij in één oogopslag kunnen zien welke objecten zij beheren en welke installaties er aanwezig zijn. Relevante gegevens zoals brieven, offertes, facturen en werkbonnen zijn per relatie terug te vinden.
Online onderhoudsafspraken plannen en storingen melden

Ook is het mogelijk om samen met de klant via de portal onderhoudsafspraken te plannen en kunnen klanten storingen aanmelden. Alle gegevens worden in uw Syntess Atrium-administratie opgeslagen en zijn, indien gewenst, door uw relaties via het Klantportal weer op te vragen. 

  • Deel uw gegevens en documenten met uw klanten en co-makers
  • Een eigen online omgeving voor iedere klant
  • Administratieve gegevens en documenten zijn altijd en overal beschikbaar
  • Gemakkelijk te beheren
  • Gegevens worden realtime verwerkt in uw Syntess Atrium-administratie

Tien functies voor een efficiënte serviceverlening

De Klantportal is een additionele online oplossing die aansluit op Syntess Atrium. Afhankelijk van de modules die u binnen Syntess Atrium gebruikt, zijn de specifieke opties zichtbaar in de Klantportal. Hieronder een overzicht van alle hoofdfunctionaliteiten.
Installatiegegevens van objecten in de cloud
1. Objecten
Dit tabblad biedt een totaalbeeld van alle objecten van uw klant, weergegeven als tegels met een foto van het object voor directe visuele herkenning. Per object ziet u tevens alle aanwezige installaties en de volledige werkbonhistorie.
Installaties in de cloud
2. Installaties
Een overzicht van alle installaties van uw klant. Deze zijn ook via het betreffende object zichtbaar. Per installatie worden de werkbonhistorie en de extern gekoppelde bestanden getoond. Bij koeltechnische installaties wordt ook het logboek getoond.
3. Werkbonnen

Een overzicht van alle werkbonnen die voor een klant zijn uitgevoerd. Binnen dit overzicht kunt uw klant de bonnen gemakkelijk en snel opzoeken door middel van het nummer, de titel of zijn eigen referentie.

Meer over werkbonnen
Storingen melden in de cloud
4. Storingen melden
Uw klant heeft de mogelijkheid om een storing aan een installatie direct bij u aan te geven door de knop ‘Storing Melden’ te gebruiken. In uw Atrium-administratie levert dit een nieuwe werkbon op, zodat u zo snel mogelijk in actie kunt komen.
Correspondentie in de cloud
5. Correspondentie
Met deze functie worden alle brieven die u heeft opgesteld voor een klant bij elkaar getoond. Dit is onafhankelijk van of dit mailings, aanmaningen, brieven of offertes betreft. Tevens staan hierbij ook de brieven die zijn gekoppeld met MS-Word.
Verkoopfacturen in de cloud
6. Verkoopfacturen
Inzicht in een complete lijst met verzonden facturen, inclusief extra gegevens, zoals vervaldata en de betaalstatus. De mogelijkheid om facturen als PDF te downloaden is handig voor als uw klant een eerder verzonden versie niet meer heeft.
Autorisaties in de cloud
7. Autorisaties zelf instelbaar
In Syntess Atrium kantoor heeft u mogelijkheden om per document (brief, factuur, werkbon) aan te geven of deze wel of niet getoond mag worden op het portal. Zodoende houdt u de regie in eigen hand.
Serviceportaal met eigen huisstijl in de cloud
8. (Beheer) Huisstijl
Het Syntess Klantportal kan worden opgenomen in de website van uw bedrijf en kan zo aansluitend gemaakt worden op uw huisstijl. Zo is het gestroomlijnd met de rest van uw branding en oogt het alsof het in eigen beheer is ontwikkeld.
9. Flexibel plannen samen met de klant
Storingsmeldingen komen zowel telefonisch als online binnen. Ook de onderhoudsdatum wordt steeds vaker online overeengekomen. Met onze module Internetplannen beschikt u over een eigen online omgeving, waar u samen met uw klant een datum en tijd voor de (onderhouds)afspraak vastlegt. De werkbonnen worden vervolgens automatisch ingepland bij uw vakmensen.

Meer over internetplannen
10. Checklists inzien
Een stukje transparantie richting uw klanten: na uitvoering van een werkbon wordt de doorgelopen checklist automatisch op de klantportal geplaatst. Zo kunnen uw klanten altijd en overal de uitgevoerde werkzaamheden en controlewaardes van installaties terugzien. Handig voor audits en controles, of gewoon als naslagwerk.
Digitaal logboek in de cloud
Het Klantportal als digitaal logboek
Via het Syntess Klantportal kunt u geregistreerde gegevens van installaties uit uw administratie delen met uw klanten. Voor koeltechnische installaties biedt dit een extra kans betreffende de zogenaamde logboekverplichting. Het huidige logboek van een koelinstallatie is vaak een hoeveelheid papier in een multomap, die in de buurt van de installatie ligt (of soms niet). In hoeverre dit logboek compleet is, is soms onduidelijk. In deze situatie kunt u zich nu onderscheiden en uw klant verder ontzorgen. De wetgeving omtrent de logboekverplichting is vanaf 2013 aangepast en stelt dat de logboekinformatie van een installatie te allen tijde beschikbaar moet zijn. Hoe, dat is vrij gelaten. Hiermee is de toegang geopend tot een digitalisering van dit logboek en het Syntess Klantportal biedt u hierin de mogelijkheid. Bij koeltechnische installaties worden drie extra knoppen getoond. Dit zijn PED, F-gassen en Registratie van beheer (koudemiddelenmutaties van de installatie). 

Wenst u meer informatie, advies, een vrijblijvende afspraak of een demonstratie?

De keuze van een goed softwarepakket gaat niet over één nacht ijs. U kijkt, vergelijkt, luistert en onderzoekt. Syntess Software adviseert u graag om tot een goede oplossing te komen. Wenst u meer informatie, advies, een vrijblijvende afspraak of een demonstratie van onze software oplossingen? Wat uw vraag ook is, onze vakmensen helpen u graag.

Syntess Atrium | De ERP totaaloplossing voor al uw vakmensen

Syntess Atrium is glasheldere ERP-software voor moderne technisch dienstverleners die vooruit willen. Bij ons geen samenraapsels van losse aan elkaar geknutselde softwareonderdelen, maar één systeem voor al uw werkprocessen. Van kantoor tot en met buitendienst. Eén totaaloplossing, herkenbaar voor al uw medewerkers!  
Oplossingen
Voor de technisch dienstverlener
Over ons
Contact met Syntess Software

Wenst u meer informatie, een vrijblijvende afspraak, hulp, extra begeleiding of een uitbreiding van uw softwarepakket? Wat uw vraag ook is, wij helpen u graag. Laat uw gegevens achter dan nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op.

Neem contact met mij op
Onze ambitie Wij ontwikkelen software met als doel u te laten beschikken over dé beste praktijkgerichte logistieke-, mobiele- en administratieve ERP software, zodat u op een hoger niveau kunt presteren. Daarbij willen we de hoogst mogelijke mate van klanttevredenheid bereiken en u helpen om een hoger niveau van werken te bereiken.

Zaken doen met een betrouwbare organisatie, waar veiligheid en integriteit van data voorop staat.