Syntess Software Privacyverklaring

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

Contactformulieren
Op onze website kunt u op diverse plaatsen een contactformulier invullen of een demonstratie aanvraag insturen. Daarbij vragen we u ook om enkele aanvullende kenmerken, die wij van belang vinden in relatie tot het gebruik van onze softwareproducten. Bij het maken van een afspraak kunnen wij rekening houden met de kenmerken die u ons verstrekt heeft. Wij gebruiken uw gegevens ook om u op onregelmatige basis te informeren over onze producten en diensten of andere activiteiten.

Nieuwsbrieven
U kunt zich op onze website met uw naam, bedrijfsnaam en e-mailadres aanmelden voor onze elektronische nieuwsbrieven. Onze nieuwsbrieven informeren u over onze producten en diensten en sector-relevante informatie. In iedere nieuwsbrief is een optie aanwezig waarmee u uw gegevens kunt aanvullen of corrigeren en waarmee u zich desgewenst kunt afmelden.

Klanten
Als gebruiker van onze software en diensten registeren wij persoonsgegevens van u voor contactdoeleinden en voor verwerking hiervan in het kader van de klantrelatie. Wij registreren daarvoor bij de bedrijfsgegevens onder andere uw naam en titel, geslacht, functie, zakelijke contactgegevens zoals telefoonnummers, e-mailadressen en social media contactgegevens en zakelijke interesses.

Leveranciers en andere personen
Om contacten tussen Syntess Software en u zo efficiënt mogelijk te maken, verwerken wij bij de bedrijfsgegevens onder andere uw naam en titel, geslacht, functie, zakelijke contactgegevens zakelijke contactgegevens zoals telefoonnummers, e-mailadressen en social media contactgegevens en zakelijke interesses.

Ons klantportal
Voor de diensten van Syntess Software kunt u gebruikmaken van ons klantportal mijn.syntess.nl. Als gebruiker van onze software kunt u met uw Syntess relatienummer een toegangscode en wachtwoord verkrijgen voor een account tot deze afgesloten website. Syntess Software creëert uitsluitend een beheerdersaccount voor u. Als klant kunt u zelf gebruikersaccounts aanmaken voor andere medewerkers. Nadat het beheerdersaccount is aangemaakt, bent u als gebruiker zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de inloggegevens.

U heeft ook een beheerderaccount nodig voor het updaten van uw licentie via de Installatiemanager. Dit mag een beheerdersaccount zijn of een gebruikersaccount met de juiste toegangsrechten.

Indien een gebruikersaccount 13 maanden niet gebruikt of gewijzigd is, wordt de toegang met dat account geblokkeerd. Dit heeft geen gevolgen voor uw klantgegevens. Indien u na 13 maanden opnieuw wilt inloggen, kunt u de beheerder verzoeken om een nieuw account aan te maken.

Het beheerdersaccount wordt na 13 maanden inactiviteit verwijderd, indien er geen gebruikersaccounts meer aanwezig zijn. U kunt dan via mijn.syntess.nl een nieuw beheerdersaccount aanmaken.

Wanneer u informatie heeft met betrekking tot mogelijk misbruik van inloggegevens, dient u Syntess Software hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen, zodat schade-beperkende maatregelen genomen kunnen worden.

Syntess Atrium Webapplicaties
Indien u als klant werkt met de Syntess Webapplicaties (Syntess Atrium Webwerkbon en Syntess Atrium Weburen en Syntess Atrium Klantportal), dan wordt ten behoeve van dat gebruik vastgelegd: het IP-adres van uw applicatieserver en gegevens die technische informatie verschaffen over het gebruik, waaronder de gebruikersnaam en computernaam.

Marketing
Voor marketingdoeleinden en klantwerving gebruikt Syntess Software geselecteerde informatie uit het handelsregister, die wij verkrijgen van de Kamer van Koophandel. Daarbij ontvangen wij ook persoonsgegevens van de contactpersonen van ingeschreven organisaties. In het handelsregister kunt u zelf aangeven of u benaderd mag worden met productinformatie, dit is de zgn. “non-mailing-indicator” of NMI. Wij respecteren uiteraard deze NMI.

Onze medewerkers kunnen ook zelf persoonsgegevens registreren van medewerkers van organisaties waarmee zij in het kader van onze activiteiten in contact komen. Ook in die gevallen verwerken wij uw naam en titel, geslacht, functie, zakelijke contactgegevens zoals telefoonnummers, e-mailadressen en social-media contactgegevens en zakelijke interesses. 

Grondslagen voor verwerking

In de meeste gevallen verwerken wij de persoonsgegevens ter uitvoering van een overeenkomst of opdracht die wij met u zijn aangegaan. Voor het overige zijn deze verwerkingen noodzakelijk ter behartiging van onze bedrijfsbelangen.

Bewaartermijnen

Syntess Software bewaart de persoonsgegevens zolang zij dit nodig acht voor de uitvoering van haar diensten. Dat betekent dat wij uw persoonsgegevens verwerken gedurende de periode dat u klant of leverancier bent of werkzaam bent bij een organisatie die klant of leverancier is van Syntess Software, verlengd met een periode waarin wij wettelijk geacht worden uw gegevens te bewaren. Indien u of uw werkgever geen klant of leverancier van Syntess Software bent, verwerken wij uw persoonsgegevens totdat u zich bij ons afmeldt.

Indien wettelijke bepalingen voorschrijven dat persoonsgegevens langer bewaard dienen te worden, zal Syntess Software deze langere termijn hanteren.

Ontvangers van persoonsgegevens

Syntess Software kan gebruik maken van verwerkers voor de uitvoering van onze diensten. Deze verwerkers (zoals de hostingpartijen voor onze websites, CRM- en marketingtool partij en onze datacenters) kunnen toegang hebben tot persoonsgegevens. Zij zijn daarbij gebonden aan contractvoorwaarden en onze standaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden alleen met derden gedeeld indien u daar zelf opdracht of toestemming voor hebt gegeven. Ook zullen wij persoonsgegevens verstrekken indien daar op grond van de wet een verzoek of een verplichting voor bestaat, of indien de verstrekking noodzakelijk is voor een normale bedrijfsvoering. Indien mogelijk zullen wij u daarover informeren.

Cookies

Op de websites van Syntess Software worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. Het doel hiervan is voornamelijk om de inrichting en het gebruik van de website te optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Op deze wijze kan Syntess Software haar dienstverlening aan u verder optimaliseren. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om te zien hoe onze website gebruikt wordt en voor het maken van analyses en gebruiksrapportages. Hiervoor worden verschillende cookies gebruikt. Wij onderscheiden verschillende categorieën cookies:

Functionele cookies
Dit zijn cookies die noodzakelijk zijn voor een goede werking van de website. Met deze cookies kunnen wij u herkennen als u na enige tijd weer terugkeert op de website en kunnen de inhoud voor u personaliseren. Deze cookies kunnen niet uitgeschakeld worden.

Analyse cookies
Voor analysedoeleinden houden we informatie over bezoekgegevens en bezochte pagina’s bij. Deze helpen ons om onze website te verbeteren.

Tracking cookies voor marketingdoeleinden
Deze cookies registreren uw bezoek aan onze website, de pagina’s die u hebt bezocht en de links die u hebt gevolgd. Deze informatie wordt gebruikt om de website beter af te stemmen op uw behoefte. We delen deze informatie met derden.

Via de cookie-instellingen van uw browser kunt u zelf aangeven welke categorie cookies u wilt accepteren (met uitzondering van de functionele cookies).

Uitgebreide informatie over cookies vindt u hier: www.syntess.nl/cookies.

Cookies mijn.syntess.nl
Op mijn.syntess.nl gebruiken we uitsluitend cookies die noodzakelijk zijn voor het gebruik van de website. Deze kunnen niet uitgeschakeld worden.

Cookies Webapplicaties
Voor het gebruik van onze Webapplicaties: Syntess Atrium Webwerkbon, Syntess Atrium Weburen en Syntess Atrium Klantportal gebruiken we uitsluitend cookies die noodzakelijk zijn voor een goede functionaliteit. Deze kunnen niet uitgeschakeld worden.

Syntess Software en andere websites
Op de sites van Syntess Software treft u een aantal hyperlinks aan naar andere websites. Syntess Software kan geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die u bezoekt.

Rechten van betrokkenen

Op basis van de bepalingen in de AVG heeft u als betrokkene het recht om de gegevens die Syntess Software van u heeft geregistreerd in te zien. Daarnaast heeft u het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw persoonsgegevens te verwijderen. U heeft als betrokkene ook het recht om ons te verzoeken de persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gangbare, gestructureerde, machineleesbare vorm van ons terug te krijgen, zodat u deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt verstrekken.

Een verzoek hiertoe kunt u schriftelijk via e-mail of post indienen via het adres dat vermeld staat onder contactgegevens. Bij deze verzoeken kunnen wij u vragen om identificatie.

Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Syntess Software, neem dan contact op met onze privacy contactpersoon via onderstaande contactgegevens. Als betrokkene heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Voor vragen over deze privacyverklaring en de verwerkingen die Syntess Software doet, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Syntess Software BV
Gouwepoort 2
4301 RZ Zierikzee
088-4080400
privacy@syntess.nl

Aanpassingen privacyverklaring

Syntess Software behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Check daarom regelmatig deze privacyverklaring voor het privacybeleid van Syntess Software. De huidige privacyverklaring is bijgewerkt op 21 september 2018.