8 tips voor een schoon en snel Syntess Atrium-systeem

1. Snellere zoekresultaten

Als uw systeem trager wordt en het zoeken steeds langer duurt, voer dan een back-up en restore uit. Deze optie is te vinden via de installatiemanager of databasewizard. De back-up maakt een kopie van uw database, de restore verwijdert tijdens de back-up oude, ongeldige data. Na deze opschoonactie gaat het zoeken binnen uw administratie een stuk sneller.

2. Overzicht in uw documenten en administratie

Sommige dingen liggen zo voor de hand, dat we ze nog wel eens vergeten. In Syntess Atrium vormt de Documentflow een belangrijke draad. Bent u klaar met een document? Meldt deze dan gereed. Uw projectadministratie blijft hiermee schoner en u krijgt meer overzicht in uw dagelijkse werkzaamheden. Stel hierbij de juiste filters in en u heeft u een overzicht van alle openstaande documenten. Het enige wat u nu nog moet doen is de documenten gereed melden.

3. Een goed filter is het halve werk

De filteropties binnen Syntess Atrium zijn eindeloos en voor vele doeleinden te gebruiken. Ze ondersteunen werkprocessen, maar ook bij het opschonen en onderhouden van uw administratie komen filters goed van pas. Met de volgende tips laten we het belang hiervan nog eens zien. Filters aanmaken is niet moeilijk, maar we gaan toch nog even terug naar de basis.
Een handig basisfilter is bijvoorbeeld een filter waarmee u een overzicht creëert van uw eigen documenten. Roep het filterscherm op met de toetscombinatie <Ctrl+F >, stel vervolgens in het filter de eigenaar, afdeling en of bijvoorbeeld projectleider in op <Huidige >. Sla dit filter als algemeen filter op zodat iedereen er gebruik van kan maken. Stel bij de gebruiker via de taakbalk in dat bij het opstarten van de taak standaard uw af te handelen documenten zichtbaar zijn.

4. Rapportages waar en wanneer u wilt

Net als filters kunnen rapportages u helpen bij het opsporen van openstaande en overbodige gegevens in uw systeem. Met behulp van De Afdrukserver hoeft u rapportages zelf niet meer te benaderen. Deze module slaat de rapportages op in een bestandsformaat naar keuze en “pusht” deze bestanden naar een ingestelde map of verstuurt ze via email.
Stel de pushberichten per tijdseenheid, dagelijks, wekelijks, maandelijks of eenmalig in en geef aan welke gebruikers de rapportage moeten ontvangen. De ontvangers krijgen via een email de rapportage opgestuurd of de rapportage wordt op in een door u aangegeven map opgeslagen. Een aantal handige pushberichten die niet in uw administratie mogen ontbreken:

• Aantal uitstaande offertes en de offertestatus
• Af te handelen documenten en acties
• Te paraferen en te autoriseren documenten (inkoopfacturen, betaalopdrachten, urenstaten, etc.)
• Vervallen artikelen
• Projectoverzichten per projectleider

5. Artikel- en conditiebestanden up-to-date

Bij het maken van calculaties, prijsbepalingen en bestellingen en bijhouden van uw voorraadwaarde is niets zo fijn als een snelle berekening en verwerking van gegevens en inkoopfacturen. Om deze processen soepel te houden, is het belangrijk om uw calculaties op vervallen artikelen na te lopen en op te schonen. Door met filters te werken kunt u snel vervallen artikelen opsporen en aanpassen. Bestellingen verlopen na deze opschoonactie sneller en u hoeft de artikelen uiteindelijk maar één keer in te voeren.

Filtertip: Maak een filter aan van uw vervallen artikelen

6. Onderhoudscontracten op orde

Onderhoudscontracten zijn een belangrijke vaste bron van inkomsten en die kunt u in deze tijd waarschijnlijk goed gebruiken. Door uw onderhoudsplanning bij te houden en op te schonen creëert u een overzichtelijke omgeving, waarin gemaakte afspraken gemakkelijk terug te vinden zijn.

Met de volgende stappen creëert u een overzichtelijke omgeving voor uw onderhoudsplanning:

• Meld documenten gereed die niet meer van toepassing zijn. Filter hiervoor op de einddatum van een werkbon.
• Maak standaard filters op plandatum waarbij u filtert op dagen in het verleden. Handig om achterstallige werkzaamheden weg te werken.
• Maak standaard filters in de orders om achterstallige onderhoudsbedragen weg te werken.
• Maak filters in uw werkbonnen om achterstallig af te werken werkbonnen weg te werken.

Filtertip: Maak een filter in orders en de onderhoudsplanning op einddatum. Let op dat u de filteroptie <is niet leeg > gebruikt.

7. Relaties opschonen

Relaties behoren tot de stamgegevens van Syntess Atrium. Stamgegevens vormen de basis van de software en zijn de belangrijkste pijlers van uw organisatie. Zorg daarom dat deze gegevens up-to-date zijn. Een aantal belangrijke punten hierbij:

• Zijn de btw-nummers van uw klanten goed gevuld na de laatste wetsverandering?
• Zijn de bezoekadressen niet gevuld met postbusadressen? Bij het aanmaken van een werkbon kan dit onnodige verwarring veroorzaken.
• Zijn de relaties waarmee u langer als 5 jaar geen zaken doet, nog nodig in uw systeem?
• Voorkom dubbele relaties. Komt u toch nog dubbele relaties tegen? Dan kunt u deze samenvoegen. Bekijk hier wel goed of de entiteit niet net iets anders is bij crediteuren bijvoorbeeld. Let onder andere op het btw-nummer.
• Raadpleeg uw inkoopfacturen en neem de actuele gegevens hieruit over.

8. Een actueel personeelsbestand

Het personeelsbestand van een bedrijf kan in de loop van de tijd veel veranderen. Kijk met regelmaat uw personeelsbestand na of alle bedrijfsmedewerkers en gebruikers nog wel actueel zijn. Stel uzelf de volgende vragen:

• Zijn de calamiteiten adressen ingevuld?
• Zijn alle benodigde gegevens bekend en ingevuld?
• Zijn de rechten goed afgestemd zodat alleen de bevoegde HR-functionarissen de belangrijke gegevens kunnen zien?
• Zet velden uit die niet van toepassing zijn.
• Zijn bedrijfsmedewerkers bij het uitdienst treden ook historisch gemaakt, zijn zij uit het planscherm en zijn alle webapplicaties ontkoppeld?
• Neem uiteraard bij bovenstaande punten de AVG-wetgeving in acht.