Optimaliseren van werkprocessen staat bij veel vooruitstrevende bedrijven hoog in het vaandel. Van den Buijs Installatiebedrijf / Sanidrome van den Buijs wilde hun automatisering stroomlijnen en hun interne procesbegeleidingstijd halveren. Ze kozen hierbij voor Syntess Atrium. Voor het hele verhaal ging verkoopdirecteur Ron Hessing op bezoek in Wernhout.
Kennismaking met Van den Buijs
Aangekomen in Wernhout zie ik een fris en strak ogend bedrijf waar je van buiten direct ziet wat de bedrijfsactiviteiten zijn. Eenmaal binnen door de grote glazen deuren wordt het alleen maar mooier. De showroom is ruim, voorzien van het fraaiste dat er te krijgen is op badkamergebied en de ontvangst is professioneel en hartelijk. Aan het einde van de showroom, die daglicht ontvangt via de lange lichtkoepel neem ik plaats in de kamer van directeur Kees van den Buijs. Kees van den Buijs heeft in 1990 het bedrijf samen met zijn vrouw opgericht en het bedrijf is gegroeid naar de moderne onderneming die het nu is.
Van den Buijs predikt vertrouwen te installeren en dat doen zij voor de particulieren en de zakelijke klanten. Voor particulieren is de verkoop en installatie van badkamers belangrijk, maar ook renovatie, klussenwerk, service en onderhoud worden gedaan. Voor zakelijke opdrachtgevers zijn de activiteiten exibel, breed en divers. Denk hierbij aan Advies en Engineering, Service en onderhoud, Scholen en instellingen, Utiliteitsbouw, Woningbouw en de Zorg. Voor het aanvragen van subsidie voor warmtepompen en andere duurzame producten, moet de aanvrager vanaf dit jaar aan kunnen tonen dat de aanleg van de installatie is uitgevoerd door een deskundig installateur. Van den Buijs is onder andere om deze reden Erkend installateur volgens KvINL en BRL 6000 gecertificeerd op maar liefst acht deelgebieden. Op het gebied van veiligheid hebben zij al sinds 2012 het VCA ** certificaat. Het gesprek vindt plaats met inmiddels aangeschoven directeur Kees van den Buijs en Tino van Oorschot die de implementatie intern heeft gestuurd en begeleid.
Op mijn vraag wat nu kenmerkend is voor Van den Buijs, vullen Kees en Tino elkaar aan. Onze “pay off” ‘Installeren met vertrouwen’ is meer dan een slogan. Het is echt. We zijn constant in beweging om vooruit te komen en om het beste uit onszelf te halen. Er is een echte vernieuwingscultuur. Zichtbaar in de certificeringen, de keuze voor automatisering, de bussen, het materiaal, kleding voor de vakmensen. Het is niet de ambitie om alsmaar te groeien, maar om steeds beter te worden.
Automatisering voor 2017
De automatisering voor 2017 is zoals bij iedereen begonnen op papier en later werd er in een financieel pakket gewerkt. Later hebben we de keuze gemaakt voor een softwarepakket ontwikkeld door een bedrijf dat zich richtte op onze branche. Er is jaren gewerkt met dat programma. Het was een behoorlijk goed programma dat al veel onderdelen met elkaar verbonden had. Onze projectenadministratie, financieel, bestellen en offertes werden daarmee geautomatiseerd. We merkten in de loop van de tijd dat er niet veel nieuwe ontwikkelingen bijkwamen en dat op het oog eenvoudige aanpassingen niet makkelijk of in het geheel niet werden aangepakt.
| | “We zijn constant in beweging om vooruit te komen en om het beste uit onszelf te halen” | |
Er waren naast het pakket nog veel lijsten in omloop, zoals MS-Word- en MS-Excel-documenten en termijnstaten. We wilden de processen in één pakket onderbrengen zonder uitstapjes.
Belangrijkste redenen voor een ander pakket
Een ander business pakket in het bedrijf operationeel maken is in die zin ingrijpend dat iedere administratieve kracht ermee te maken krijgt. Je neemt een dergelijke beslissing niet lichtvaardig. Toch besloten we uit te kijken naar een andere, betere automatiseringsoplossing. Onze toenmalige leverancier kwam met oplossingen die door derden werden gemaakt en zouden samenwerken met ons kantoorprogramma. Wij hadden hier echter onze bedenkingen bij en kozen voor de geïntegreerde oplossing. Het kantoorpakket werd naar onze mening ook niet meer voldoende ontwikkeld ten opzichte van wat wij nodig hadden.
Er is niet een moment of specifieke gebeurtenis geweest waardoor de zoektocht naar een andere leverancier is gestart. Tino van Oorschot vertelt dat het meer een sluipend proces was. In 2016 besloten we de huidige leverancier en Syntess Software op de VSK Vakbeurs in Utrecht te bezoeken. Bij beide is ongeveer 2,5 uur doorgebracht om een indruk te krijgen van de huidige en toekomstige mogelijkheden. Vanaf dat bezoek is Syntess in het vizier gekomen als mogelijke opvolger.
| | “We wilden de processen in één pakket onderbrengen zonder uitstapjes” | |
Harde criteria voor nieuwe pakket
Kees en Tino geven hierover samen duidelijkheid: We wilden een kantoor- en buitendienstautomatisering waarbij er sprake zou zijn van één leverancier, één pakket, één gedachte, één telefoonnummer om te bellen bij vragen en helpdesk. Het pakket moest echt geïntegreerde softwareonderdelen bevatten en wij konden daarmee onze bedrijfsprocessen ook meer integreren. Voorheen werken afdelingen als het ware als eilandjes. Dat is nu nog deels zo, maar de samenwerking is door het kunnen beschikken over dezelfde samenhangende gegevens verbeterd. Tino geeft aan dat men voorheen ongeveer drie dagen per week bezig was afhandeling en interne begeleiding van processen. De overstap naar Syntess Atrium moet deze procesbegeleidingstijd minimaal halveren. Dit gaat de goede weg op.
Besluitvorming en doelen
De keuze voor Syntess Atrium is gemaakt door het management en de externe ICT-leverancier. Enkele belangrijke gebruikers zijn vanaf het begin gevraagd mee te kijken naar de softwaremogelijkheden. Kees van den Buijs had gelezen dat 80% van de software- implementaties niet succesvol genoeg verloopt. Daarom was het doel bovenal met de implementatie van Syntess Atrium om in die 20% categorie te komen waarbij dit wel voldoende slaagt. Er was al snel na het begin van de implementatie ‘rust in de tent’.
Een secundair doel dat ontstond tijdens de implementatie was dat het een goede gelegenheid bleek om na te denken over waarom je nu precies doet wat je doet. Het opnieuw nadenken over de bedrijfsprocessen leverde naast behoud van de goede zaken een significant aantal verbeteringen op. Als voorbeeld de lange wens om het werkproces van de verwerking van de inkoopfacturen te verbeteren. Een lang gekoesterde wens om de inkoopfacturen (o.a. XML-formaat) in te lezen is direct met Syntess Atrium gerealiseerd. Wel wennen om van papier naar digitaal te gaan, maar dit proces loopt heel goed. Kees vertelt enthousiast verder dat het ‘kicken is’ om bij de opstart van je systeem direct je te autoriseren facturen te zien die je met een druk op de knop door kan zetten.
Doelen 2018
Tino van Oorschot klinkt stellig: verdere optimalisatie. Het verder verhogen van het gebruikersniveau. Er is nog, hoewel er verbetering merkbaar is, een soort van eilandwerken. Die eilanden moeten kleiner worden en uiteindelijk verdwijnen. Integratie van de software, wordt vertaald naar integratie van werken. Verder ziet Van den Buijs de balieverkoop graag verbeterd. Nu gaat dat al wel in Syntess Atrium, maar niet soepel genoeg. Dit zou met wat minder handelingen mogelijk moeten worden.
Tips van Van den Buijs voor bedrijven die verder willen met kantoor- en buitendienstautomatisering
Neem serieus de tijd in het voortraject zegt Tino. Zeker in de huidige markt is de druk enorm en de klantvragen verdringen zich. Je zult je op de een of andere manier uit je eigen dagelijkse ethiek moeten ontworstelen om je te kunnen focussen. Naast vakbeursbezoek is het bezoeken van de leverancier een optie. Veel ondernemers zijn ongeduldig. Voor een dergelijke ingrijpende beslissing, moet je de tijd nemen. Door de huidige marktomstandigheden en bijkomende verhoogde werkdruk kan een implementatie als lastig en vervelend ervaren worden. Zorg dat je uiteindelijke gebruikers geconfronteerd worden met een goed vooraf ingerichte database. Kijk goed naar conversiemogelijkheden, maar ook hier zijn valkuilen. Relaties, openstaande posten en magazijnvoorraad hebben wij samen met Syntess geconverteerd. Contracten niet. Deels omdat er niet de juiste mogelijkheden waren. Dit heeft echter ook positieve e ecten. Invoer van contracten heeft het inleren van de servicesoftware versneld en je kunt met nieuwe invoer goed gebruikmaken van de mogelijkheden die het nieuwe programma je biedt.
Verwachtingen van Syntess in de toekomst
Kees geeft aan een grote waarde te hechten aan de goede service en het periodiek ter beschikking stellen van updates zodat je bij kunt blijven. Syntess moet dit vooral continueren. Daarbij is het van belang dat we naast verregaande digitalisering ook vooral een stabiel en veilig systeem blijven bieden. Na de rondleiding en kennismaking met enkele personeelsleden van het 60 medewerkers tellend bedrijf, schudden we elkaar de hand. Van den Buijs: een professioneel en ambitieus bedrijf met een Syntess-pakket dat helpt de doelen te verwezenlijken.
Wilt u ook uw bedrijfsprocessen optimaliseren?
Vraag gratis en vrijblijvend een demonstratie aan of download onze productbrochure.
Publicatiedatum 9 april 2018