Steeds meer bedrijven zien in dat het digitaliseren van hun bedrijfsprocessen efficiency en rendement oplevert. Zo ook Verweij Elektrotechniek Nieuwegein. In hun uitgave ‘Verweij VIP’ met thema ‘Continu veranderen en Verbeteren’ vertellen zij over de digitaliseringsslag die ze gemaakt hebben waarbij zij inspecties uitvoeren met de iPad in de hand. Hierbij maken ze gebruik van Syntess Atrium en enkele van onze cloudoplossingen. Verkoopdirecteur Ron Hessing ging langs voor het hele verhaal.
Kennismaking met Verweij
Het is met bijna 30 graden buiten zeer warm te noemen als ik op weg ben naar Nieuwegein. En onwillekeurig moet ik even denken aan de tijd waarin het verre van vanzelfsprekend was dat je auto airconditioning had. Hoe ging dat toen? ARKO (Alle Ramen Kunnen Open)en de blower op standje 100 waren de enige oplossing. Voor nu, lang leve de vooruitgang. Daar kan Verweij ook over meepraten. Het ontvangst is vriendelijk en professioneel, en met een kop koffie in de hand maak ik kennis met huidig directeur Roel van Stokkum. Roel kwam in 2010 bij Verweij in dienst en nam het familiebedrijf in 2016 over. Als zelfstandig bedrijf gaat het Verweij met zijn 65 medewerkers goed af, ook wel te zien aan de verbinding met inkoopbureau DGC (inkoopomzet 2017 €200.000.000,-).
Verweij Elektrotechniek realiseert gecertificeerde elektrotechnische installaties en is specialist als het gaat om energiebesparing. In de 61 jaar sinds de oprichting is er ervaring opgedaan met een grote diversiteit aan projecten, van kleinschalige woningbouw tot omvangrijke utiliteitsbouw en van uitbreiding van bestaande installaties tot complexe, innovatieve projecten. Naast de elektrotechniek is Verweij ook bewezen en beproefd actief in de brandbeveiliging, inbraakbeveiliging en toegangscontrole. Op ICT-gebied adviseren, plaatsen en onderhouden zij gecertificeerde ICT-systemen en datanetwerken. Voor advies over energiebesparende maatregelen staat Verweij voor zijn klanten klaar, met daarnaast de mogelijkheid tot ontzorgen door de controle en beheer van alle installaties. Verweij voert noodzakelijke inspecties uit volgens NEN-normeringen zoals de 1010 en 3140. Al met al is Verweij een veelzijdig en betrouwbaar bedrijf met een grote staat van dienst.
| | “De belangrijkste (en meest renderende) verschillen zijn de cloudapplicaties Syntess Webwerkbon en Syntess Weburen.” | |
Een stap vooruit in automatisering
Jaren geleden begon Verweij met het geïntegreerde softwarepakket Syntess Prisma, waarvan de oorsprong ligt in de DOS-tijd. Na een gedegen selectietraject is er gekozen voor de overstap naar Syntess Atrium. Als ik hem vraag naar de verschillen, steekt hij enthousiast van wal met de volgende punten:
- Het Dashboard valt goed in de smaak. De visuele stand van zaken - afhankelijk van de hoeveelheid gemaakte afspraken, het aantal uitgebrachte offertes, en de periodieke omzet per afdeling - worden samengebracht tot een liquiditeitsprognose.
- De Projectenplanning als tool voor het plannen op langere termijn is ook nieuw.
- De manier van filteren (op het scherm alleen die informatie zien die gewenst is) werkt prettig.
- Het kunnen maken van persoonsgebonden opstartmenu’s is overal toegepast.
- Maar de belangrijkste (en meest renderende) verschillen zijn de cloudapplicaties ‘Syntess Webwerkbon’ en ‘Syntess Weburen.’
Op dit moment sluit Julian Schotborgh aan bij ons gesprek. Julian, 22, is student Elektrotechniek & Embedded Systems en heeft net een stageperiode bij Verweij achter de rug. Hij heeft hierbij veel praktische ervaring opgedaan met Syntess Atrium en de cloudapplicaties.
Installatie, deelinstallatie en inspectie
Julian vertelt: “Verweij heeft vijf servicemonteurs in dienst die sinds het in gebruik nemen van Syntess Atrium bij Verweij direct live zijn gegaan met de Webwerkbon en Weburen. Voor hen is het essentieel om inzage te hebben in de objecten (gebouwen), installaties, historie, foto’s, en andere relevante bestanden. De Webwerkbon is geheel integraal opgezet met de kantoorapplicatie, waardoor deze informatie (mits ingevoerd) direct beschikbaar en klaar voor gebruik is.”
Hij gaat verder: “We voeren ook inspecties uit. Voorheen gebeurde dit op locatie met papieren bonnen (meten, waarden opschrijven, foto’s maken) die vervolgens in een dag of twee allemaal werden overgetypt.” Dit proces was inefficiënt en wilden we verbeteren. Hierin heb ik een kartrekkersrol vervuld. Naast het eenmalig registreren van de installaties zijn van de specifiek te keuren onderdelen zogeheten deelinstallaties gemaakt. Dit is om een checklist conform de NEN-normering mogelijk te maken. De NEN 1010 heb ik geheel gedigitaliseerd met de Atrium-functionaliteit checklist (Syntess Atrium formuliergenerator).”
“Onze servicecoördinator, Ricardo Verspeek, verdiepte zich in de NEN 3140 en 1010, want de inspecteurs van Verweij moeten volgens beide normeringen kunnen controleren. Het digitalise en van de inspecties is inmiddels volledig afgerond en in gebruik, wat naast een professionaliseringsslag ook veel rendement oplevert. De digitale inspecties zijn gekoppeld aan de installatie en/of deelinstallatie en worden automatisch als bestand meegenomen in de aanmaak van de digitale werkbon. Bij het technisch gereedmelden van de werkbon worden vervolgens direct de checklisten en inspecties digitaal verwerkt, en desgewenst beschikbaar gesteld aan opdrachtgevers. Overtypen, archiveren of werken met papier behoort hiermee tot het verleden.” zegt Julian afsluitend.
De digitale visie van Verweij
Roel neemt het weer over. “Het succesvolle proces met de inspecties via de iPad was onderdeel van iets groters. Er was namelijk een digitale visie aan het ontstaan. Daarvoor gebruikte ik onder andere de branche radar CONNECT2025. Dit beschrijft de toekomst van de installatietechniek. Het blijft echter niet bij het bedenken van de visie, deze moet ook worden gedragen. Daarom heb ik op de jaarlijkse bedrijfsbijeenkomst deze visie gedeeld met iedereen die werkzaam is bij Verweij. Iedereen moest erbij betrokken worden. Alle monteurs werden, ongeacht de leeftijd, uitgerust met een iPad die ook privé gebruikt mag worden. Hierop ontvangen ze de bonnen, verwerken ze urenstaten, en zien ze de inspecties en tekeningen. De investering was in één maand - echt waar - terugverdiend. Had ik veel eerder moeten doen.”
“Binnen twee weken na de introductie van de Weburen was alles operationeel. Nu ontvangen we binnen een week alle urenstaten, wat onze hele administratieve doorstroom heeft verkort. In 2015 zijn we het papieren archief stap voor stap gaan digitaliseren, uiteindelijk is het restant ook al vernietigd.”
| | “De investering was in één maand - echt waar - terugverdiend. Had ik veel eerder moeten doen.” | |
Vroeger en nu
Het is duidelijk dat de impact van digitaal werken groot is. Roel noemt ter inspiratie, uit verse herinnering, nog enkele voorbeelden: “Ik herinner me de tijd van de papieren bonnen, waarbij er een extra boekje in de auto lag voor ‘lege’ bonnen. Dat is niet meer van deze tijd. De monteur kan nu zelf vanaf het device bonnen aanmaken en daarbij profiteren van alle reeds aanwezige klant-, installatie-, en historiegegevens. Inmiddels hebben we ook de eigen werkplekinspectie met de Webwerkbon gekoppeld aan het daarvoor aangemaakte project ‘ARBO Werkplekinspectie.’ Altijd actueel en digitaal beschikbaar!” besluit hij met gepaste trots.
Het implementeren van veranderingen
“Het klinkt allemaal mooi”, prikkel ik Roel, “maar hoe hebben de mensen op de werkvloer al deze veranderingen, in relatief korte tijd doorgemaakt?” Roel antwoordt: “Ik heb iedereen deelgenoot gemaakt van de voornemens en duidelijk gemaakt dat het zonder hun hulp moeilijk wordt. In de kantine werden Syntess toolbox meetings gehouden om toelichting te geven. We hebben zelfs een periode eens per week een avond vier uurtjes met Syntess geoefend in een daarvoor opgezette testomgeving. Dit om de implementatietijd zo kort mogelijk te houden en zonder de dagelijkse processen te verstoren. Want oefening baart kunst. Afsluitend hebben we ook mensen ge-audit, gevraagd om zaken voor te doen. Dit werkte goed.” aldus Roel.
Tips van Verweij voor Syntess
Net als Verweij willen wij ook continu verbeteren. Daarom vraag ik of ze nog verbeterpunten hebben. Julian geeft ons twee wensen door. Allereerst vind hij de ruimte in karakters (500) om een tekst te schrijven bij een inspectievraag te klein. Ten tweede zouden er meer mogelijkheden voor verschillende lay-outs bij de documenten beschikbaar gesteld kunnen worden via het portal. Dit huiswerk heb ik meegenomen.
Tips van Verweij voor bedrijven die willen digitaliseren
Als ik Roel vraag om tips voor bedrijven die deze stappen nog niet gemaakt hebben, begint hij met een opvallende: “Laten we stoppen met de traditionele bouwvak, daar is het te druk voor. Met een slimme planning kun je deze periode goed met kwalitatief werk vullen. Wat de automatisering betreft, ga zo snel mogelijk profiteren van de digitale urenstaten. Het werkt op tablet en telefoon, zonder lokale installatie of app. Het doet het direct en is heel snel operationeel. Bereid de komst van een nieuw ERP-pakket, of digitaal proces, goed voor. Masseer je personeel door ze erbij te betrekken. Maak duidelijk wat het doel is en hoe dat samen bereikt kan worden. Verder is het heel belangrijk om duidelijk een harde datum te stellen waarop je live gaat. Geen uitzonderingen maken. De beloning is groot. Geen stress als je live gaat, zorg voor de zekerheid dat de belangrijkste gebruikers en de consultant ter plaatse zijn voor last-minute vragen. Samengevat: faciliteren, werk naar de datum toe, en live!”
Is uw bedrijf ook toe aan digitalisering?
Om een succesvolle stap vooruit te maken met automatisering moet u eerst goed nadenken over de gevolgen voor de inrichting en verwerking van uw bedrijfsprocessen, de inzet en capaciteit van uw personeel, het draagvlak en de bijkomende risico's en valkuilen. Hier kunt u meer over lezen in onze whitepaper ‘De keuze voor het automatiseren van de technische buitendienst: Vier belangrijke basisvragen voor een goede beslissing’.