Automatisering als hulpmiddel bij het tekort aan vakmensen

In de komende jaren komen er naar verwachting 3000 banen¹ per jaar bij in de technische sector. Er is een goede kans dat veel van deze functies onvervuld zullen blijven door een tekort aan geïnteresseerde jongeren. Uiteraard blijft het vinden van bekwaam personeel een grote uitdaging, maar er zijn gelukkig alternatieven die u kunnen ondersteunen en zo op kortere termijn verder helpen in de zoektocht naar goede vakmensen.

De huidige problematiek binnen de sector

De Industriecoalitie - waarin Metaalunie, FME, Techniek Nederland en Bouwend Nederland samenwerken - trok al eerder aan de bel² betreffende het tekort aan vakmensen binnen de technische sector. De belangrijkste oorzaken zijn een tekort aan nieuw technisch talent en een grote uitstroom van pensioensgerechtigden. Daarbij groeit het scala aan banen binnen de sector, mede door diverse (technologische) ontwikkelingen, zoals digitalisering en de gewenste energietransitie. Hierdoor zijn de gestelde eisen aan nieuw personeel sterk veranderd. Zo dienen de benodigde vaardigheden op mechanisch en elektronisch gebied veelal van een hoog niveau te zijn, waardoor de vereisten op het gebied van IT, analytisch vermogen, en communicatieve vaardigheden aanzienlijk hoger ligger dan voorheen. De problemen zijn nog lang niet allemaal uit het zicht en dit dwingt de gehele branche om op zoek te gaan naar mogelijke oplossingen. Het is van belang dat de factoren die bijdragen aan de opgelopen schade voor de industrie duidelijk zijn, want door dit overzicht is het vinden van de juiste oplossing(en) aanzienlijk makkelijker.

Het belang van een goed imago

Volgens de ROVC TechBarometer³ zijn de grootste oorzaken van het huidige tekort de slechte aansluiting van het reguliere onderwijs op het werken in de praktijk (27%), de vergrijzing (22%) en het slechte imago van de sector (17%).

Door de beelden die we in de media gewend zijn te zien - vuile handen, blauwe overalls, donkere ruimtes, constant kabaal - is er een ouderwets imago van de technische sector in ons hoofd vastgelegd.⁴ Dit is jammer, want het dekt de lading absoluut niet. Vandaag de dag werken technici ook veelal met computers, smartphones, iPads, hi-tech apparatuur (IoT), robots en de meest geavanceerde technieken. Voor het verbeteren van het imago is er zeker een grote rol weggelegd voor de media en de overheid. Maar om het terugdringen van het tekort aan mensen zo efficiënt mogelijk uit te voeren, blijft de sector zelf de belangrijkste aanjager.

Waar kunt u beginnen?

Om een goede stroom van bekwame vakmensen aan te trekken, kan het waardevol zijn om als bedrijf te laten zien wat het nu eigenlijk betekent om werkzaam te zijn in de technische sector. De bedrijfsidentiteit is hierin een grote factor, en dus is het zaak dat u werkt aan het creëren van uw gewenste imago. Dit kan worden gedaan door gebruik te maken van modern fotomateriaal voor uw bedrijfswebsite, het bedrijfspand, de vacatures, de monteursbussen etc. Om u hierin te ondersteunen lanceerde TechniekTalent.nu (een samenwerkingsverband van technische sectoren in opdracht van werknemers- en werkgeversorganisaties) de gratis beeldbank www.techniekbeeldbank.nu. Hier kunt u eigentijdse foto’s vinden van het werk binnen de technische branche, die u vervolgens kunt gebruiken om te zorgen dat de representatie van uw bedrijf van hoog niveau is. Meegaan met de tijd en het creëren van trots voor uw medewerkers zijn ook belangrijke factoren als het aankomt op het aantrekken van de toekomstige generatie vakmensen.⁵ Dit kan onder andere worden gedaan door te investeren in nieuwe technieken, automatiseringsoplossingen en goede bedrijfssoftware. Wanneer uw personeel is uitgerust met mooie bedrijfskleding, modern gereedschap en een iPad met digitale werkbon, is het imago van uw bedrijf al snel passend bij de dag van vandaag. Zo is dit niet alleen positief voor de mensen die u al in dienst heeft, maar zal het ook sneller interesse opwekken bij jongeren die wellicht geïnteresseerd zijn (of zullen raken) in de sector.

De uitstraling van uw bedrijf kan al snel een forse impact hebben op zowel mensen die u in dienst heeft als op het imago dat de buitenwereld aan u zal linken. Uiteraard draait niet alles om imago, zo is het ook erg prettig om het werken binnen uw organisatie te optimaliseren, zodat u met uw huidige mankracht meer werk kunt uitvoeren.

Toename in de efficiëntie door automatisering en integratie

In uw eigen bedrijf is een oplossing voor het lichter maken van de dagelijkse werklading. Door het doorvoeren van automatisering kan er met uw bestaande personeelsbestand meer werk worden verricht. Goede communicatie speelt hierin de hoofdrol. Door het optimaliseren van de communicatie binnen uw gehele organisatie - van de buitendienst tot op kantoor tot uw opdrachtgevers - kan er aanzienlijk worden bespaard.

Om deze besparing te realiseren is automatisering binnen uw bedrijf aan te raden.⁶ Door de automatiseringsgraad op te krikken - wat betekent dat al uw bedrijfsprocessen binnen één geïntegreerd softwarepakket werkzaam zullen zijn - wordt het werken binnen uw bedrijf gemakkelijker en efficiënter. Binnen veel bedrijven wordt er nog gebruikgemaakt van verschillende softwarepakketten en databases, die door een hoop geknutsel met elkaar in verbinding staan. Hierdoor is het veelal het geval dat bonnen dubbel moeten worden ingevoerd en de gegevensbestanden meerdere malen moeten worden onderhouden. Rapportages uit de breedte zijn hierdoor erg moeizaam voor elkaar te krijgen en zo is er onvoldoende overzicht van situaties binnen de gehele organisatie.

De planning voor het aansturen van de buitendienst wordt meestal ook nog gedaan in losse applicaties, die zijn verbonden met verschillende softwarepakketten op kantoor. Denk hierbij aan CRM en boekhoudpakketten. Als dit de manier van organiseren is, komt er veel mankracht bij kijken om gemaakte planningen aan te passen. Dit kan vrij regelmatig het geval zijn, bijvoorbeeld wanneer een afspraak met een klant uitloopt door een onvoorzien probleem.

Wat betekent dit voor uw medewerkers?

Voor de buitendienstmedewerker zelf kan automatisering ook van groot belang zijn. Wanneer een monteur gebruikmaakt van een digitaal werkbonsysteem, met een smartphone of tablet, is er ruim overzicht van de urenregistratie, materiaal- en materieelgegevens, werkvoorbereiding, bestellingen, projecten, contracten, facturering etc. Wanneer u gebruikmaakt van een softwarepakket dat volledig geïntegreerd is, kunnen er op korte termijn gemakkelijker oplossingen worden gevonden om optimaal inzicht en rendement te krijgen op het gebied van de aansturing en afhandeling van werkzaamheden. Het draait er uiteindelijk om dat de buitendienst minimaal belast wordt als het gaat om administratieve zaken, omdat dit ballast vormt en onnodig veel tijd kost voor de medewerker zelf. Een monteur zou niet moeten worden belast met het bijhouden van bijvoorbeeld een urenregistratie naast het bijhouden van de afgehandelde bonnen (met de mogelijke uitzondering van ziekte- en verlofuren).

Een up-to-date planning

Om te zorgen dat uw buitendienst optimaal efficiënt aan het werk kan, dienen de planning en aansturing hiervan op nummer één te staan. De mogelijke uitkomst van een goed gestructureerde planning is dat uw medewerkers een aantal klussen per dag extra kunnen uitvoeren. Wanneer een buitendienstmedewerker dit een- of tweemaal per dag kan doen, is het resultaat bij vijf medewerkers al één extra FTE.

Een goede planning is afhankelijk van een aantal factoren, waaronder de regio waarin een medewerker werkzaam is en zijn persoonlijke specialisaties (elektra, koeltechniek etc.). Het maken van een goede planning vooraf en het kunnen bijsturen tussentijds (wat nodig kan zijn bij een geannuleerde afspraak of wanneer een klus vijf minuten in beslag heeft genomen terwijl er een uur voor stond ingepland) zijn van groot belang om te kunnen besparen. Als de planning van de buitendienstmedewerker direct kan worden aangepast, met bijvoorbeeld een nieuwe binnengekomen storing, zijn zinloze wachttijden voor de volgende geplande klus verleden tijd.

Op een iPad of smartphone ziet de monteur een dynamisch werkbonsysteem dat in de loop van de dag kan veranderen door het bijstellen van de planning vanaf kantoor. Dit vereenvoudigt ook de oplossing voor de uitloop van een afspraak van ‘werknemer A’ wanneer ‘werknemer B’ in de buurt en beschikbaar is. Deze wordt via zijn device ingelicht en kan direct met de ingeplande klus van ‘werknemer A’ aan de slag. Bonnen verdwijnen bij de buitendienstmedewerker en komen bij de regie van de planner terecht. Wanneer werkzaamheden zijn uitgevoerd komen deze vanaf de mobiele devices van de monteur per direct terecht in het ERP pakket om zo te worden gebruikt voor de facturering, nacalculatie van projecten, of de garantie. Hierdoor is het overtypen van bonnen verleden tijd en wordt de impact van al uw medewerkers aanzienlijk vergroot.

De volgende stap

Door de stijging van het aantal banen binnen de technische sector en het tekort van bekwame vakmensen is het van belang dat de gehele branche samenwerkt om goede oplossingen te realiseren. U kunt hier zelf aan bijdragen door te zorgen dat uw ideale imago werkelijkheid wordt, of door te investeren in automatisering binnen uw bedrijf (of natuurlijk een combinatie van beide). Zo zorgt u op korte termijn voor een ijzersterke organisatie die goed en efficiënt werk kan leveren en zo bouwt aan een heldere toekomst.

Bekijk ook onze 5 tips voor het vinden, boeien en binden van goed technisch personeel

Bronnen:

1. Flexcraft Techniek BV. (2017, 25 april). Tekort vakmensen in techniek: oorzaken, gevolgen en oplossingen. Geraadpleegd van https://www.flexcrafttechniek.nl/2017/04/25/tekort-vakmensen-techniek-oorzaken-gevolgen-en-oplossingen/
2. UNETO-VNI. (2017, 4 december). Tekort aan technici is een acute bedreiging voor de groei [Persbericht]. Geraadpleegd van https://www.uneto-vni.nl/persberichten/tekort-aan-technici-is-een-acute-bedreiging-voor-de-groei
3. ROVC. (2017, 13 maart). ROVC TechBarometer [Dataset]. Geraadpleegd van https://www.rovc.nl/nieuws/technisch-bedrijfsleven-ergert-zich-aan-onbekwame-sollicitanten
4. NCOI Techniek & Veiligheid. (2018, 12 februari). Tekort arbeidskrachten oplossen? Drie aandachtspunten. Geraadpleegd van https://www.gawalo.nl/installatiebranche/partner/2018/02/tekort-arbeidskrachten-oplossen-drie-aandachtspunten-1015646
5. De Fijter, F. (2014, mei). Imago techniek heeft opkikker nodig. Het Ondernemersbelang, 11(5), 12-15.
6. ICT Informatiecentrum. (2015, 14 februari). De impact van ERP software. Geraadpleegd van http://www.overerpsoftware.nl/erp-software-impact