Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatieMelding niet meer tonen
Image
Deel deze
pagina

In zes stappen naar een optimaal geautomatiseerd inkoopproces

Het gehele inkoopproces is een complex gebeuren. Complex doordat er veel bewerkingen in zitten. Eén van de oorzaken van de complexiteit ligt in het feit dat veel kleinere bedrijven geen gesloten magazijn hebben en dat het wagenpark van de buitendienst eigenlijk ook allemaal kleine magazijnen zijn. Inkoop van materiaal dient gecommuniceerd te worden met de groothandel of fabrikant en het verwerken en controleren van pakbonnen en inkoopfacturen vergen in de regel veel tijd. Volgens een recent onderzoek kost het inboeken van een inkoopfactuur € 20,-. Bij 1000 inkoopfacturen praten we dus over € 20.000,-. De moeite waard om het hele proces eens onder de loep te nemen.


1. Integreer calculatie en werkvoorbereiding

Bij veel bedrijven is er om te beginnen geen relatie tussen de start van het inkoopproces, de voorcalculatie en het verdere verloop. En dit terwijl de voorcalculatie met name een belangrijke start is van een efficiënt inkoopbeleid. Een voorcalculatie kan ook tot stand komen door het inlezen van een model uit Revit, een veel gebruikt teken- en ontwerppakket. Hierbij zijn symbolen uit het modelleerpakket gelinkt aan artikelen uit het calculatiegedeelte. In de voorcalculatie worden alle kostendragers, w.o. artikelen, gebruikt om te komen tot een kostprijs. De gecalculeerde losse materialen of recepten staan in aantallen vermeld. Meestal hebben deze ook al betrekking op de voorkeursleverancier. Stelposten kunnen door de werkvoorbereider worden uitgewerkt. De gecalculeerde kostprijs vormt op zijn beurt weer de basis voor de uiteindelijke offerteprijs, afhankelijk van de gekozen berekeningstechniek. Sommige bedrijven werken met een begrotingsstaart, andere berekenen een toeslag op de kostprijs of berekenen een korting van de brutoprijs. Bij goede software, zoals Syntess Atrium, is er allereerst een mogelijkheid om artikelen in te lezen met een conversietool.

2. Artikelbestanden van uw toeleveranciers

Wanneer u artikelbestanden inleest van uw toeleverancier, staan deze in uw softwarepakket. In een moderne omgeving verloopt dit via webservices op internet waarbij gegevens altijd up-to-date zijn in uw applicatie. Uw inkoopprijzen, rekening houdend met uw condities, zijn beschikbaar. Uiteraard ook de artikelnummers en het GTIN nummer (voormalig EAN). Ook zijn er instanties die artikelbestanden beschikbaar stellen zoals 2BA en Artikelbeheer.nl. Deze artikelbestanden zijn geclassificeerd en bevatten zeer veel aanvullende informatie. Een nog andere optie is het gebruikmaken van de deeplinkmogelijkheid. U bevindt zich dan op de website van een groothandel en zoekt en kiest daar benodigd materiaal. Via de deeplink haalt de software de aangeklikte materialen op en plaatst ze in de voorcalculatie van Syntess Atrium. Zoals eerder gemeld zal in de voorcalculatie een opsomming plaatsvinden van benodigd materiaal met daarbij uw inkoopprijs. Dit materiaal komt bij diverse leveranciers vandaan. Dit betekent ook dat wanneer bestellingen worden doorgezet er een automatische splitsing plaatsvindt naar voorkeursleverancier. In de installatiewereld is men zover dat via classificatie fabrikantsartikelen gevolgd en vergeleken kunnen worden tussen de verschillende groothandelaren.

3. Hergebruik gegevens bij werkvoorbereiding

Indien de gemaakte calculatie in opdracht komt (via een offerte) zou deze calculatie hergebruikt kunnen worden in de werkvoorbereiding. Dit vormt namelijk de eerste stap naar een efficiënter inkoopbeleid. Syntess Atrium kent de integratie tussen die twee afdelingen en laat ze naadloos op elkaar aansluiten. De werkvoorbereider bepaalt waar hij zijn materiaal vandaan haalt. In een open magazijn is het het eenvoudigst om al het gecalculeerde materiaal op project te bestellen en de grijpvoorraad apart op peil te houden. De werkvoorbereider kan de gecalculeerde materialen direct doorzetten naar de verschillende achterliggende groothandelaren. Bij gesloten magazijnen kan hij er ook voor kiezen om materiaal te reserveren en de rest te bestellen. In de installatiewereld bestaat een sterke integratie tussen installateur en groothandel/fabrikant.

4. Zet orders elektronisch door!

Met afgesproken protocollen worden bestellingen direct elektronisch doorgezet via internet vanuit de werkvoorbereiding naar het ordersysteem van de groothandel/fabrikant. Deze laatste stuurt automatisch een orderbevestiging terug naar het betreffende bedrijf dat de bestelling heeft geplaatst. In de installatiesector wordt er gewerkt met ICM, ICB en ICF, Insbouw en UBL. Materialen worden afgeleverd met een pakbon op papier of digitaal. De digitale factuur volgt en de software matcht pakbonnen en facturen automatisch. De kosten en dus 'onderhandenwerk' staan direct geboekt. Eventuele van tevoren opgegeven afwijkingen worden netjes door het systeem boekhoudkundig verwerkt. Bij dit proces komt eigenlijk nog nauwelijks mankracht aan te pas. Een hele forse besparing dus.

5. Lees inkoopfacturen elektronisch in

Buiten de branchestandaard zijn er natuurlijk veel bedrijven die ook elektronisch inkoopfacturen willen inlezen. De laatste tijd zijn er veel bedrijven actief geworden in de zogenaamde ‘Scan en Herken’ oplossingen. Daarbij wordt de inkoopfactuur van een leverancier onder een scanner gelegd. De scanner weet precies wat hij leest want de posities op het document van de betreffende leverancier zijn ooit eenmaal in kaart gebracht. Zou de groothandel zijn factuur veranderen, dan zijn ze ook niet meer leesbaar. Ook wordt er veel in PDF-formaat aangeleverd. In de volksmond noemt men dit ook digitaal factureren, maar dat is het dus niet. Het is slechts een papieren factuur in een digitaal formaat dat gewoon handmatig moet worden ingevoerd in het boekhoudsysteem of met Scan en Herken moet worden omgezet. Wat veel organisaties echter vergeten is dat er een standaard formaat is, UBL 2.0 genaamd. Dit formaat is echt breed geaccepteerd. De meeste financiële software kent dit formaat en het is een kwestie van vragen aan uw leverancier om de inkoopfacturen op die manier aan te leveren. Voor de installatie- en bouwwereld wordt ook nog Insbouw 2.0 en Insbouw 3.0 gebruikt.

6. Gebruik intelligentie uit uw software

Geavanceerde financiële software kan overweg met zogenaamde scenario’s. Hierbij kunnen woorden worden vastgelegd en herkend. Stel, men legt het woord ‘verzekering’ vast en er komt een factuur binnen van Univé, dan wordt dit op de kostenplaats ‘Verzekeringskosten’ geboekt. Denk aan accountantsfacturen of facturen van leasemaatschappijen waarbij kentekens staan vermeld. Door het kenteken aan de naam van de berijder te koppelen, worden de kosten bijvoorbeeld ook automatisch geboekt op de medewerker.

De mogelijkheden zijn eindeloos

Door uw software optimaal te benutten is er veel meer mogelijk dan de meeste ondernemers zich beseffen. Veel repetitieve en tijdsrovende administratieve handelingen van uw medewerkers kunnen door slimme en goed ingerichte software gedeeltelijk of geheel geautomatiseerd worden. Door u verder te verdiepen in de mogelijkheden kunt u een aantal belangrijke verbeterslagen maken voor uw organisatie. Goed georganiseerde dataprocessen vormen een belangrijk fundament voor een krachtige bedrijfsstructuur!

Dit artikel is verschenen in Synformatief Najaar 2017. Lees hier de rest van het Synformatief.

Wilt u meer weten over Syntess Atrium? Download de productbrochure.


Publicatiedatum 19 september 2017
Het laatste nieuws van Syntess Software | ERP voor project- en servicegerichte bedrijven
Contact met Syntess

Wenst u meer informatie, een vrijblijvende afspraak, hulp, extra begeleiding of een uitbreiding van uw softwarepakket? Wat uw vraag ook is, wij helpen u graag. Onze contactgegevens zijn:

Spijksedijk 16a 
4207 GN Gorinchem
088 - 40 80 410
verkoop@syntess.nl

Neem contact met mij op
Onze ambitie

Wij ontwikkelen software met als doel u te laten beschikken over dé beste praktijkgerichte logistieke-, mobiele- en administratieve ERP software, zodat u op een hoger niveau kunt presteren. Daarbij willen we de hoogst mogelijke mate van klanttevredenheid bereiken en u helpen om een hoger niveau van werken te bereiken. 

Syntess Software is UBL Ready

Syntess Software heeft deelgenomen aan de UBL Ketentest en deze succesvol doorlopen. Vandaar dat wij het UBL-ready logo mogen voeren. Dit geeft aan dat u vanuit Syntess probleemloos UBL-facturen kunt aanmaken als uw afnemers daar om vragen en ook UBL-facturen van uw toeleveranciers kunt inlezen.
 

Syntess Software is UBL-Ready