Een succesvolle datamigratie

Bij Syntess Software kennen we conversie als het overzetten van gegevens uit andere softwareoplossingen naar ons programma. Zo converteren we basisgegevens als artikelen en klantbestanden, maar behoort ook een complete serviceadministratie met behoud van werkbonhistorie, onderhoudsdatums en abonnementsprijzen tot de mogelijkheden. Een goede conversie zal u een berg werk uit handen nemen. Het heeft namelijk een enorme meerwaarde voor uw onderneming en voor de automatisering van uw werkprocessen.

Veilig overstappen naar Syntess Atrium

Syntess Software is al jarenlang specialist in het overzetten van gegevens uit andere systemen. Daardoor weten we als geen ander dat er bij een overstap met een hoop zaken rekening moet worden gehouden, om koste wat kost dataverlies en onnodige problemen te voorkomen. Je kunt zeggen dat we het tot een kunst hebben verheven. Zo leveren wij honderden standaard programma’s voor het inlezen van artikelen en condities van toeleveranciers. Deze tools zijn zo gemaakt dat u ze zelf kunt bedienen. U kunt ze eenvoudig herhalen om altijd de actuele artikelen en prijzen in uw systeem te hebben. Voor eenmalige conversies kennen we andere oplossingen. Zo hebben we een eigen programma ontwikkeld om gegevens uit de vorige editie (Syntess Prisma) over te zetten naar Syntess Atrium. Maar ook als u gebruikmaakt van derde-partijsoftware zijn er legio mogelijkheden om uw gegevens via een maatwerkconversie mee te nemen naar Syntess Atrium.

We leveren honderden standaard programma's voor het inlezen van artikelen en condities van toeleveranciers

Gemakkelijk overstappen dankzij importfuncties

Bij conversies zetten wij consultants en gespecialiseerde programmeurs in. Syntess Software heeft zelfs een gespecialiseerd team van consultants opgezet, het overstapteam. Conversie door Syntess biedt gemak, maar is zeker niet noodzakelijk. U kunt ook zelfstandig conversies uitvoeren mocht u dat willen. Zo kent Syntess Atrium meer dan 25 standaard importfuncties om externe bestanden in te lezen, zoals relaties, bedrijfsmedewerkers, grootboekrekeningen en installaties.

Verbeterslagen maken

Een goede conversie heeft grote voordelen. Zo bespaart u zichzelf veel invoertijd, want duizenden regels kunnen in één keer geautomatiseerd worden overgezet. Zo heeft u snel een gevulde administratie waarmee u aan de slag kunt. Conversie kent echter ook nadelen. Zo bepaalt de manier van werken in uw oude software hoe de gegevens zijn vastgelegd. Wanneer uw werkwijze optimaal was, dan is het verstandig om dat voort te zetten en kunt u besluiten om veel zaken letterlijk over te nemen.

Wanneer uw werkwijze echter voor verbetering vatbaar is (of wanneer er geen controle was op de invoer van uw data), dan is het slimmer om niet teveel te converteren. Beginnen met een schone lei geeft u de mogelijkheid om met een frisse blik alle mogelijkheden van de nieuwe software te benutten. U zit dan niet in het keurslijf dat is neergelegd door de oude software. Uiteraard helpen onze specialisten u graag om die inschatting en de uiteindelijke keuze te maken.

Zorgvuldige conversie

Een goede conversie kost tijd. Het vergt expertise en aandacht om een goed eindresultaat te waarborgen.
Bij de standaard imports zitten standaard controles om het u te melden als er iets niet klopt. Bij de grotere conversies past de Syntess-medewerker zijn kennis en kunde toe om de uitkomst te checken. Iedere maatwerkconversie bij Syntess Software doorloopt globaal de volgende stappen:

1. Bespreking:
   Bespreken en vastleggen van wensen en (on)mogelijkheden.
2. Proefconversie:
   Overzetten van gegevens naar een proefdatabase.
3. Controles:
   Controleren van het resultaat en vastleggen van bijzonderheden en acties.
4. Uitlevering:
   Uitleveren van de proefdatabase en bespreken van bijzonderheden en acties.
5. Testen:
   Doornemen van de proefdatabase om te bepalen of de opzet aansluit met de gewenste werkwijzen.
6. Aanpassingen (optioneel):
   Doorvoeren van wijzigingen in de conversie.
7. Proefconversie (optioneel):
   Herhaling van de proefconversie n.a.v. aanpassingen.
8. Definitieve conversie:
   Definitief overzetten van actuele gegevens naar de live-database.
   

Bij de laatste stap worden ook weer alle controles uitgevoerd om te garanderen dat u probleemloos in uw nieuwe database kunt werken. Een goede conversie is doorslaggevend voor het succes van uw automatisering!