Op basis van de beschikbare artikelinformatie kunnen in Syntess op diverse manieren bestellingen aangemaakt worden. Deze bestellingen kunnen afgedrukt worden, maar ook direct vanuit de applicatie als fax verzonden worden. Dit werkt over het algemeen snel en effectief. Een belangrijk nadeel van deze werkwijze is de benodigde tijd en de kans op fouten bij het overnemen van de bestelling als order in uw systeem. Voor de klant komt daar nog bij dat er een zekere vertraging zit in het versturen van de bestelling en het terugontvangen van een orderbevestiging of andere vorm van terugkoppeling. Het digitaal versturen van de order, eventueel in combinatie met het direct terugkoppelen van de orderbevestiging, heeft deze nadelen niet.
Sinds 1999 is de ICM-koppeling beschikbaar in de bestelmodule van Syntess. Met behulp van de ICM-koppeling is het mogelijk om bestellingen die in Syntess aangemaakt zijn vervolgens elektronisch via het internet naar de leverancier te verzenden. Op deze manier hoeven orders niet opnieuw ingevoerd te worden en kan er direct een orderbevestiging geretourneerd worden.
Formaat
Voor de uitwisseling van bestellingen en orderbevestigingen is er een standaard formaat dat toegepast wordt in de installatiebranche, het ICM- en ICB-formaat. De voordelen van dit formaat zijn dat het door veel partijen in de branche verwerkt kan worden en dat er daardoor geen maatwerk gemaakt hoeft te worden om bestellingen digitaal aan te kunnen leveren. U dient er aan uw kant voor te zorgen dat bestellingen in dit formaat verwerkt kunnen worden en dat eventueel een orderbevestiging wordt teruggestuurd.
Uitwisseling
In het formaat wordt alleen beschreven wat de technische indeling en invulling van de bestanden moet zijn. Er is geen standaard beschikbaar voor het daadwerkelijk uitwisselen van de bestanden tussen het systeem van de afnemer en leverancier. In Syntess kan per leverancier ingesteld worden welke opdracht uitgevoerd moet worden na het aanmaken van elektronische bestellingen via de koppeling ICM-Internet. Deze opdracht kan een extern programma starten, een internetpagina openen of een e-mailbericht aanmaken. Bijvoorbeeld:
E-mail: bestel@leverancier.nl
Extern programma: "c:\program files\icm\bestel.exe"
Internetpagina: http://www.leverancier.com
E-mail
ICM-bestellingen kunnen door het systeem per e-mail naar een vooraf ingesteld e-mailadres verzonden worden. De bestelling in ICM-formaat zal dan als bijlage bijgevoegd worden. Binnenkomende bestellingen kunnen dan via een bepaalde procedure verwerkt worden in uw eigen ordersysteem. Omdat er geen directe communicatie is, is een directe terugkoppeling van de orderbevestiging bij deze methode ook niet mogelijk. U kunt er voor kiezen om helemaal geen orderbevestiging te sturen of per e-mail een bevestiging terug te sturen. Deze e-mailbevestiging kan dan gewoon als leesbare tekst en/of met een bijlage in het ICB-formaat.
Extern programma
U kunt een applicatie beschikbaar stellen die de communicatie tussen de systemen en de uitwisseling van de bestanden verzorgt. Deze applicatie moet op het systeem van de afnemer geïnstalleerd worden en kan dan vanuit Syntess aangeroepen worden voor het verwerken van de bestellingen. Op deze manier is een (vol)automatische verwerking van de bestellingen mogelijk. U dient als leverancier zelf te zorgen voor het (laten) ontwikkelen en verspreiden van dit programma. Deze applicatie kan eventueel ook geschikt gemaakt worden voor het automatisch terugontvangen van de orderbevestiging en deze tonen in een leesbaar formaat en/of opslaan als ICB-bestand.
Internetpagina
Het verwerken van ICM-bestellingen kan ook verlopen via de internetsite door hier een functie te maken waarmee de gereedstaande bestellingen geselecteerd en verwerkt kunnen worden. Vaak is dit een onderdeel van de toch al beschikbare webwinkel voor klanten. Via een aparte functie kunnen dan de ICM-bestanden opgepakt en verwerkt worden. Orderbevestigingen kunnen direct in de internet-browser getoond worden en/of opgeslagen worden als ICB-bestand op het systeem van de klant.