Artikelinformatie is de basis voor vrijwel alle administratieve processen van het installatiebedrijf. Welke artikelen leveren mijn toeleveranciers tegen welke prijs en in welke hoeveelheden?
Met deze gegevens kan een installateur in Syntess makkelijk calculeren, factureren, bestellen, voorraad registreren enz. Om uw artikelinformatie te kunnen gebruiken in onze software hebben we importprogramma's ontwikkeld. Met zo'n importprogramma kan de klant zelf gemakkelijk uw artikelinformatie in zijn systeem inlezen en gebruiken.
Bij het beschikbaar stellen van artikelinformatie moeten keuzes gemaakt worden op het gebied van inhoud, formaat en distributie. Welke informatie kan ik beschikbaar stellen, in welk technisch formaat en hoe komen deze gegevens bij mijn klanten?
Inhoud
Welke gegevens van de artikelen zijn van belang voor uw afnemers en welke kunt u aanleveren? Uw afnemer heeft behoefte aan artikelinformatie waarmee het systeem kan bepalen welke artikelen u tegen welke inkoopcondities kunt leveren, wat de prijs per gebruikseenheid is en in welke eenheid het artikel besteld moet worden. De minimaal benodigde informatie per artikel is het bestelnummer, de omschrijving en de prijs. Bij voorkeur wordt dit aangevuld met extra informatie als prijseenheid, prijsaantal, gebruikseenheid, verpakking, aantal eenheden in verpakking, GTIN (EAN-code), kortinggroep, levertijd, status leverbaarheid enz.
Algemeen of klantgebonden
In de meeste gevallen wordt ervoor gekozen een algemeen artikelbestand aan te bieden met brutoprijzen. Klantgebonden kortingen en prijsafspraken worden apart gecommuniceerd met de afnemer. Het voordeel van deze werkwijze is, dat u slechts 1 artikelbestand hoeft te maken en te verspreiden. Als u de mogelijkheid heeft om de condities ook in een bestand aan te leveren, kunnen deze ook worden ingelezen. De kans op invoerfouten wordt daarmee minimaal. Meer informatie hierover bij Inkoopcondities.
Een andere mogelijkheid is om de inkoopcondities, kortingen en/of nettoprijzen, ook in het artikelbestand op te nemen. De klant hoeft dan de inkoopcondities niet apart in te voeren omdat deze direct met de artikelinformatie verwerkt wordt. Consequentie voor u is dat er per klant een apart artikelbestand dient te worden aangemaakt.
Formaat
Voor de uitwisseling van artikelinformatie is er een standaard formaat dat toegepast wordt in de installatiebranche. Dit is het zogenaamde PAB-formaat (Product en Artikel-bericht). De voordelen van dit formaat zijn de uitgebreide hoeveelheid informatie die erin opgenomen kan worden, er geen maatwerk gemaakt hoeft te worden en veel partijen het formaat kunnen verwerken.
Als u dit formaat niet kunt aanleveren dan kunnen we maatwerk voor uw situatie maken. We kijken dan naar welke informatie in welk formaat aangeleverd kan worden en maken dan een passende oplossing voor onze gemeenschappelijke klant.
Distributie
Wij zorgen ervoor dat de klanten kunnen beschikken over een importprogramma waarmee uw artikelgegevens ingelezen kunnen worden. Wij zijn geen partij als het gaat om de verspreiding van de artikelbestanden zelf. U kunt ervoor kiezen zelf de verspreiding van de artikelbestanden te verzorgen. Bijvoorbeeld door bestanden beschikbaar te stellen op uw internetsite, of deze per e-mail aan uw klanten te sturen. Daarnaast is er de mogelijkheid om uw artikelgegevens beschikbaar te stellen via 2BA, het centrale artikelbestand voor de installatiesector. Steeds meer installatiebedrijven zien de voordelen van deze dienst voor het snel en makkelijk onderhouden van de artikelgegevens.