Het uitvoerende werk verdient alle aandacht. Ondersteunende taken voert u daarom liever zo snel en efficiënt mogelijk uit. Zo ook de administratie van werkbonnen. Bijna altijd gebeurt dit nog met papieren werkbonnen. Niet echt handig en erg tijdrovend. Met de Mobiele Werkbon van Syntess Software pakt u het een stuk slimmer aan.
Onduidelijke krabbels van monteurs, bonnen die kwijt raken... Het komt u vast bekend voor. Om maar te zwijgen over het tijdverlies van het verwerken van de door de monteur ingevulde werkbonnen. Dubbel werk, kans op een late facturering en daardoor ook een late betaling. Ook lastig is het tussentijds wijzigen van planningen. Een planner weet vaak niet waar de monteur zich bevindt, wat hij doet en wanneer zijn werk is afgerond.
Slim omgaan met beschikbare technologie.
De Mobiele Werkbon van Syntess Software biedt voor al deze problemen een perfecte oplossing. Het softwarepakket geeft direct inzicht in de activiteiten van de buitendienst (beschikbaarheid, actuele status van werkzaamheden etc.) en geplande werkzaamheden. Maar ook ziekte en vakanties zijn geregistreerd en verwerkt.
En het handmatig boeken van al die bonnetjes? Dat behoort echt tot het verleden. De Mobiele Werkbon werkt snel en efficiënt. En dat bespaart ú veel tijd en geld. Kunt u zich weer richten op uw echte werkzaamheden.
Hoe werkt de Digitale Mobiele Werkbon
Een in Syntess Prisma of Syntess Atrium aangemaakte werkbon komt terecht in het Grafisch planscherm, eveneens een Syntess product. Van hieruit kan de werkbon grafisch worden gepland op de juiste monteur. Het systeem adviseert u tevens in uw planning indien u dat wenst. In het Grafisch planscherm treft u de reeds ingeplande bonnen aan die voorzien zijn van een kleur, gevisualiseerd in een tijdsschema. Deze kleuren, die u vrij kunt instellen, geven direct inzicht in ziekte, vakantie en geplande en ongeplande werkzaamheden. De geplande werkbonnen worden elektronisch verzonden naar de betreffende monteur. Dit gebeurt via een beveiligde internetverbinding.
Realtime-statussen
De monteurs maken gebruik van een PDA of ander apparaat. Deze PDA’s tonen alle relevante informatie aan de monteur. Ook geeft de PDA informatie terug aan de planner. De planner heeft een direct zicht op zijn buitendienst. Een symbool geeft aan wat de status van de bon is. Deze zijn: 'reizen', 'werkzaamheden gestart', 'registratie van verbruikt materiaal' en 'werkzaamheden afgerond'. Het systeem meet nauwkeurig de reis- en werktijd van de monteur en gebruikt deze voor de facturering en urenadministratie. Verbruikt materiaal kan worden gescand of ingevuld op de PDA.
Ook werken zonder verbinding
Het systeem is niet afhankelijk van een online verbinding. Zo kan bijvoorbeeld gewoon worden doorgewerkt in een kelder. Zodra het systeem weer contact krijgt, worden de nog niet teruggestuurde werkbonnen verzonden en wordt nieuwe informatie van de zaak opgehaald. Na het afhandelen van de bon kan er een digitale handtekening gezet worden.
Direct factureren
De inhoud van de ingevulde digitale werkbon wordt teruggezonden naar de werkbonnenmodule. De administratie hoeft dus geen bonnen meer in te boeken. Na een controleslag worden de bonnen gefactureerd of ten laste gebracht van een project, afhankelijk van de soort werkbon. Wat er wordt gefactureerd bepaalt u zelf. U kunt de geregistreerde kosten zonder meer overnemen, of aanpassingen maken vanwege bijvoorbeeld garanties.
Syntess Software en de Mobiele Werkbon.
In 2002 is Syntess Software met de Mobiele Werkbon genomineerd voor de innovatie-award van de Beurs VSK. Dat was een gecombineerde oplossing met een partner. Echter, de filosofie van Syntess Software is altijd volledige integratie en één aanspreekpunt geweest. Dat konden we destijds met de Mobiele Werkbon helaas nog niet bieden.
In 2005 zagen we wel mogelijkheden om een eigen mobiele oplossing te gaan ontwikkelen. Inmiddels is er een eigen product met een duidelijke filosofie. Hierdoor hebben gebruikers alleen maar met Syntess Software te maken en dat spreekt onze klantenkring erg aan. Tevens hebben we besloten om geen koppelingen meer te maken met mobiele oplossingen van derden. Er zijn meerdere aanbieders met mobiele oplossingen, maar die kunnen geen echte integratie bieden met het programma Syntess. De kwaliteit en integratie die we nodig achten is namelijk alleen met eigen ontwikkeling te realiseren. Voor zover zich andere aanbieders bij u aandienen, is het goed om te weten dat eventuele beweringen over koppelingen met Syntess, niet door ons worden ondersteund.
Ons standpunt is duidelijk: voor een mobiele oplossing is Syntess Software voor u de beste keuze.
Technologie
De Mobiele Werkbon is een Syntess-product. Voor de communicatie maken we gebruik van de technische infrastructuur van RAM Mobile data.
De voordelen voor u zijn:
- één aanspreekpunt voor uw ERP-software en mobiele software,
- lage eenmalige investeringskosten,
- geen aanschaf en beheer van communicatieservers,
- snelle implementatie,
- veilige manier van mobiel werken door gebruik van afgeschermde internetverbinding,
- maandelijks abonnement per gebruiker; dit is een duidelijke kostenstructuur waarbij support en updates zijn inbegrepen,
- integratiemogelijkheden van auto-tracering en route-navigatie.