Installatiebedrijven verschillen in omvang. Er zijn de lokaal werkende eenmansbedrijven en er zijn landelijk werkende installateurs. De volgende bedrijfsgroottes kunnen we onderscheiden:
De keuze voor een softwarepakket is niet alleen afhankelijk van de bedrijfsgrootte. Ook kleinere bedrijven kunnen een complexe organisatie hebben met de bijbehorende wensen.
Projecten en service
Grote installatiebedrijven worden gekenmerkt door de combinatie van projecten en service. Eenmalige projecten vragen vooral een sterke calculatie en werkvoorbereiding, bij service is de planning en aansturing van de medewerkers een veeleisende taak. Kostenregistratie en rapportage zijn voor beide even belangrijk. Binnen Syntess Atrium zijn project- en serviceadministratie op dezelfde leest geschoeid, ze functioneren grotendeels op dezelfde wijze onder de projectadministratie. Deze kan worden geïntegreerd in de financiële administratie.
Business Units
Voor een goed inzicht in de prestaties van het bedrijf, dient het mogelijk te zijn afzonderlijk onderdelen te beoordelen. Per activiteit kan een business unit worden gedefinieerd waarvan de prestaties kunnen worden gevolgd. Het bedrijfsresultaat kan zo worden herleid tot verschillende activiteiten.
Administraties
In situaties waarin de activiteiten los staan van elkaar, kunnen er aparte administraties worden gevoerd. Maar dan wel met het delen van externe gegevens als relatiebestanden en artikelen. Ook kunnen rekeningschema’s over de administratie heen worden gedeeld waardoor consolidatie sterk wordt vereenvoudigd.
Intercompany
Als er verschillende administraties zijn die onderling voor elkaar werkzaamheden verrichten, dan kan dit worden geadministreerd met intercompany boekingen. Deze betreffen de projectadministratie en lopen via een rekening-courant verhouding.
Kostprijs
Binnen de vaste kostencategorieën van materiaal, arbeid, materieel en overig, worden de eigen kostensoorten aangemaakt voor het boekingsproces. De projecten worden belast met de verrekenprijs en dekkingen voor de indirecte kosten. Voor zover ook winst als een te realiseren dekking wordt meegenomen, werkt men dan met de integrale kostprijs.
Documentflow en workflow
In de dagelijks stroom van documenten weerspiegelt zich de voortgang binnen het bedrijf. Verschillende personen zullen meerdere handelingen uitvoeren rond een document. De een stelt het document op, en ander autoriseert, een derde parafeert, weer een ander drukt af, verzendt of boekt door. Rond deze taken worden filters aangemaakt waarbij geldt: scherm leeg = taak gereed. Hiermee is er een geïntegreerd en doeltreffend workflowconcept.
Externe documenten
Vaak ligt aan een intern document een extern document ten grondslag. Een ingekomen brief, inkoopfactuur of pakbon. Externe documenten kunnen ook in het pakket worden opgeslagen. Voor het paraferen van een inkoopfactuur hoeft dan geen papieren exemplaar meer te worden gecirculeerd.
Accountancy
Syntess Atrium is mede ontworpen om de controle gemakkelijker te maken. Met controle wordt hier bedoeld, het aantonen van de aansluitingen tussen grootboek en subadministratie, het kunnen teruggrijpen vanuit het journaal naar de onderliggende documenten en het waarborgen van bevoegdheden. Voor grotere bedrijven, die een goedkeurende verklaring dienen af te geven, is dit van groot belang.
Rechtenstructuur
Bij grotere organisaties is het van belang het pakket af te kunnen schermen tegen onbevoegd gebruik. Binnen Syntess Atrium kunnen alle schermen en functies in het pakket al dan niet worden toegewezen aan medewerkers. Ook binnen een scherm kunnen functies worden toegewezen.
Verzendserver
Communicatie is de basis voor zakendoen. Er wordt heel wat verzonden aan faxen, brieven, e-mails en fysieke poststukken. Binnen Syntess Atrium is een verzendserver beschikbaar die deze communicatie ondersteunt. Deze server kan faxen, e-mailen en verzendformulieren afdrukken. Voordelen van deze aanpak zijn dat fax en e-mail niet op de werkplekken zelf aanwezig hoeven te zijn. Alleen de centrale verzendserver heeft contact met de buitenwereld. Vanuit elke werkplek binnen Syntess Atrium kunnen medewerkers brieven, rapporten en fysieke verzendopdrachten aanbieden. De fysieke verzendopdrachten dienen uiteraard door een medewerker te worden afgehandeld.
Met name voor het grote installatiebedrijf is er de editie Syntess Atrium Enterprise.